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自分でする場合の流れ

内容証明郵便の作り方

郵便局から出す場合

  1. 字数の制限
  2. 1枚の用紙に書ける文字数が決まっています。
    句読点も記号も1個1字と計算し、かっこは前後を合わせて1字とし、字数計算では、前の
    かっこのある行の字数に含めて計算します。
    (A)縦書きの場合
    1行20字以内、1枚に26行以内と決まっています。
    この制限以内(例えば、1行18字、1枚25行)であれば構いません。
    (B)横書きの場合
    1行20字以内、1枚26字以内、1行13字以内、1枚40行以内、あるいは1行26字、
    1枚20行以内の何れでも構いません。

  3. 文字の制限
  4. 内容証明には、使用できる文字も決められています。
    *ひらがな、カタカナ、漢字、数字(算用数字・漢数字)
    *句読点、かっこ、記号(kg、㎥、№など)は1字として扱います。
    *英字(名前や地名、あるいは固有名詞に限ります。英文は認められません)

  5. 用紙
  6. 自由です。
    便箋、原稿用紙、コピー用紙など、どのような用紙でも構いません。
    紙の大きさも厚さも自由です。
    ※赤い枠、赤いマス目の内容証明郵便専用の用紙(B4,B5,A4、縦書き(横書き使用も可)が文具店などで市販されていますが、もちろんそれでも構いません。尤も、これを使えば、1マスに1字を埋めていけば字数の計算をしなくてすみますが、縦書きの場合は、B4の二つ折り、横書きの場合は、A4かB5の用紙に書きます。
    手書きの場合は、鉛筆のような消すことのできる筆記具ではなく、ペンを使って書きます。

  7. 枚数
  8. 自由です。
    内容証明に枚数の制限はありません。
    2枚以上になったら、ホッチキスなどで綴じて、ページとページにまたがるように押印します。
    これを契印といいます。これを、すべてのページに行います。
    印鑑は、認印で構いません。また、差出人の所に押印する場合は同じ印鑑を使います。
     

  9. 同じ内容証明を3通作成する
  10. *相手に送るもの
    *郵便局に保管するもの
    *自分の控えに置いておくもの
    手書きの場合は、コピーかカーボン紙を使って複写し、ワープロなどは、同じものを3枚プリントします。

  11. 他の書類等は同封しない
  12. 内容証明の封筒には、本文以外の書類や写真、図表などを同封することはできません。

  13. 自分の住所氏名と相手方の住所氏名を書く
  14. 内容証明の本文の最後に自分の住所氏名を書き認印を押し、次に相手の住所氏名を書きます。

  15. 訂正のしかた
  16. 訂正方法は決まっています。
    文字を訂正する場合は、訂正する個所を二本線で消します。(何を消したかが分かるようにするため、塗りつぶしません。)
    その抹消した部分の隣の余白に修正した文字を書き、縦書きの場合はその上または下の余白に「○字削除◇字加入」と書き入れて押印します。横書きの場合はその右または左側の余白に「○字削除◇字加入」と書き入れて押印します。また、欄外でなく末尾などに書く場合は、「△行目○字削除◇字加入」と書き入れて押印します。
    複数の箇所を訂正する場合はそのつど訂正印を押します。

  17. 本文はどのように書くか
  18. 内容証明は単なる手紙であると書きましたが、こちらの言いたいことを正確に伝え、また、証拠として残すためにはそれなりの書き方があります。
    *タイトルは、通知書、請求書、催告書など、何でも良いです。無くてもOKです。
    *時候の挨拶は不要です。また、文学的な表現、曖昧な表現、抽象的な表現は誤解の元になります。
    *文章は正確に、できるだけ短く、誰にでもわかりやすい文章で書きます。
    *自分に都合の悪いことは書きません。内容証明は自分に有利にも不利にもなる証拠となります。
    *中途半端な法律知識は使いません。
    *具体的な罪名で告訴するなどの表現は避けます。「法的手段をとる」といった程度にするのが無難です。
    *日付はなくても良いですが、通常は記入します。

  19. 封筒を用意する
  20. 表に相手方の住所氏名を書きます。このとき、内容証明に書いた同じ住所氏名を書きます。
    裏には差出人の住所氏名を書きます。これも内容証明と同じ住所氏名を書きます。
    封筒は封をせずに郵便局へ持参します。郵便局で手続きが終わったら、3通のうち1通を封入します。

内容証明郵便の出し方

郵便局から出す場合

  1. 郵便局に持っていくもの
  2. a. 内容証明にしようとする手紙(同じ文章のもの)   3通
    b. 封筒(表に相手の住所氏名、裏に差出人の住所氏名を書き、封をしていないもの) を1通
    c. 差出人の印鑑(もし、間違いを指摘された場合に訂正するため)
    d. 郵便料金

  3. 郵便局に行く
  4. 手紙が作成できたら、郵便局の窓口で「これを内容証明にしてください。」と依頼します。
    ただ し、内容証明を扱っているのは集配郵便局と地方郵政局長が特に指定した無集配郵便局に限られますので、注意が必要です。
    事前に電話などで確認してから出かける方が良いでしょう。
    郵便局検索 http://www.post.japanpost.jp/office_search/index.html 

  5. 郵便局での手続き
  6. 持参した手紙と封筒を窓口に提出すると、郵便局員がその手紙’3通同一内容のもの)が形式どおり書かれているかどうかを調べ、もし間違った箇所があればその場で訂正します。
    形式に問題がなければ、その手紙の末尾に「この郵便物は平成○○年○○月○○日第○○号書留内容証明郵便物として差し出したことを証明します ○○郵便局長」と記載し、その下に通信日付印を押してくれます。(3通とも同じ)
    そして、そのうち1通を郵便局員立会のもとに、差出人が封筒に入れて封をし、郵便局員に渡します。
    この1通が相手方(受取人)に送られることになります。
    そして1通を郵便局で保管し、あとの1通を差出人に返してくれます。この時に、郵便局員から差出人に「書留郵便物受領証」が交付され、手続は完了です。
    この受領証は大切なものですから大事に保管しておきます。
    手紙を窓口に出すときは必ず「配達証明つきでお願いします」と郵便局員に伝えます。黙っていると当然には配達証明付になりません。
    配達証明をしてもらわないと、いくら内容証明にしても、何時どんな手紙を出したのかという証拠を残しておいても、差出人にはその内容証明が受取人に配達されたかどうか、配達されたとしたら、いつ配達されたのかどうかがわかりません。これでは内容証明の意味がないことになります。
    配達証明付にすれば、約1週間後に郵便局から差出人へ、○○年○○月○○日受取人に配達したことを証明しますという郵便物配達証明書が送付されてきます。
    この葉書が内容証明が配達された日付を証明するものなので大切に保管します。

  7. 費用
  8. 内容証明郵便の発想には以下の料金が必要です。
    a.内容証明料    手紙が1枚の場合 420円
                手紙が1枚を超える場合、2枚目から1枚ごとに250円が加算されます。
    b. 書留料       内容証明は書留にしなければなりません。420円
    c. 通常の郵便料金 定型 25gまで80円  50gまで 90円
    d. 配達証明料   内容証明を差し出す時 300円(内容証明郵便を差し出した後は420円)
    したがって、手紙1枚の内容証明 郵便の場合ですと、最低1,220円必要になります。

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